Un furto in magazzino, una cassa che non torna, un ingresso secondario poco controllato. Le ragioni per installare delle telecamere in azienda o in negozio sono spesso concrete e legittime. Ma quando nell’inquadratura finiscono anche i dipendenti, le regole cambiano: non basta comprare l’impianto e accenderlo. Ecco cosa dice la legge, passo per passo.
Quali regole valgono per le telecamere in azienda?
Sono due piani diversi, che si sommano:
- lo Statuto dei lavoratori (legge 300/1970, articolo 4), che limita il controllo a distanza dei lavoratori;
- la normativa privacy (GDPR e Codice privacy), che riguarda chiunque venga ripreso: dipendenti, clienti, fornitori, passanti.
Il primo dice se e a quali condizioni l’impianto si può installare quando ci sono lavoratori. Il secondo dice come va gestito: informazioni da dare, tempi di conservazione, sicurezza delle immagini.
Quando sono ammesse le telecamere con dei dipendenti?
L’articolo 4 della legge 300/1970 ammette gli impianti audiovisivi e gli altri strumenti da cui può derivare un controllo a distanza dei lavoratori solo per tre finalità:
- esigenze organizzative e produttive;
- sicurezza del lavoro;
- tutela del patrimonio aziendale.
Controllare quanto lavora un dipendente non è tra queste. E anche con una finalità ammessa, l’impianto si installa solo dopo aver seguito una delle due procedure previste.
La regola non si applica agli strumenti che il lavoratore usa per svolgere la prestazione e a quelli che registrano accessi e presenze (art. 4, c. 2).
Accordo sindacale o autorizzazione dell’Ispettorato: come si sceglie?
Non si sceglie: la seconda strada si apre solo se la prima non è percorribile.
| Situazione | Cosa serve |
|---|---|
| In azienda ci sono RSU o RSA | Accordo collettivo con le rappresentanze sindacali |
| Unità produttive in più province o regioni | Accordo con le associazioni sindacali più rappresentative sul piano nazionale |
| Nessuna rappresentanza o accordo non raggiunto | Autorizzazione della sede territoriale dell’Ispettorato nazionale del lavoro |
| Unità produttive che dipendono da più sedi dell’Ispettorato | Autorizzazione della sede centrale dell’Ispettorato |
L’istanza all’Ispettorato si presenta con il modulo INL 1. Contiene le motivazioni, il numero dei lavoratori, la dichiarazione che mancano le rappresentanze o che l’accordo non è stato raggiunto, una relazione e una planimetria. Servono due marche da bollo da 16 euro: una per l’istanza, una per il provvedimento.
Serve l’autorizzazione del Garante privacy?
No, ed è uno degli equivoci più diffusi. Il Garante chiarisce nelle sue FAQ che non rilascia autorizzazioni per l’installazione di telecamere. Spetta al titolare valutare se il trattamento è lecito e proporzionato, e se serve una valutazione d’impatto. Quando qualcuno parla di «autorizzazione per le telecamere», nei luoghi di lavoro si riferisce a quella dell’Ispettorato del lavoro.
Cosa deve esserci sul cartello?
Chi entra in un’area videosorvegliata va informato prima di entrarci. Lo strumento è il cartello, cioè l’informativa di primo livello, per cui l’EDPB (il Comitato europeo per la protezione dei dati) ha proposto un modello.
Secondo le linee guida EDPB 3/2019, il cartello:
- va posizionato in modo che la persona riconosca la sorveglianza prima di entrare nell’area, indicativamente all’altezza degli occhi;
- indica almeno l’identità del titolare, le finalità, i contatti (anche del DPO, se c’è) e le informazioni di maggiore impatto, come la durata di conservazione o la trasmissione a terzi;
- spiega dove trovare l’informativa completa.
Non serve indicare la posizione esatta di ogni telecamera, se è chiaro quale area viene ripresa.
L’informativa completa (secondo livello) contiene tutto quanto richiesto dall’articolo 13 del GDPR e deve essere facile da raggiungere senza entrare nell’area ripresa: alla reception, alla cassa, sul sito o tramite un QR code sul cartello.
E l’informazione ai dipendenti?
Le informazioni raccolte con l’impianto si possono usare a tutti i fini connessi al rapporto di lavoro solo se il lavoratore ha ricevuto un’adeguata informazione su come si usano gli strumenti e su come avvengono i controlli, nel rispetto del Codice privacy (art. 4, c. 3). In pratica: un’informativa specifica per il personale, oltre al cartello per tutti.
Per quanto tempo si possono conservare le immagini?
Il tempo strettamente necessario, deciso dal titolare e motivato. Le indicazioni del Garante:
- spesso bastano uno o due giorni;
- per un piccolo negozio possono bastare 24 ore, salvo chiusure nel fine settimana o nei festivi;
- periodi più lunghi, soprattutto oltre le 72 ore, richiedono un’analisi motivata;
- si può conservare più a lungo per una richiesta specifica dell’autorità giudiziaria o della polizia giudiziaria.
Serve una valutazione d’impatto?
Solo quando il rischio per le persone è elevato. Il Garante cita i sistemi integrati tra soggetti diversi, i sistemi «intelligenti» che analizzano le immagini e la sorveglianza sistematica su larga scala di aree accessibili al pubblico.
Le telecamere finte sono un’alternativa?
Per la privacy sì: le telecamere finte o spente non trattano dati personali e restano fuori dalla normativa. Ma nei luoghi di lavoro restano le garanzie dell’articolo 4 dello Statuto dei lavoratori. Una telecamera finta puntata sui dipendenti non è quindi una scorciatoia.
Cosa si rischia?
La violazione dell’articolo 4, comma 1, dello Statuto dei lavoratori è punita con le sanzioni penali dell’articolo 38 della stessa legge, come richiama l’articolo 171 del Codice privacy. A queste si aggiungono, per gli aspetti di trattamento dei dati, le sanzioni amministrative del GDPR.
Come può aiutarti Esselle Servizi
Seguiamo la pratica per l’autorizzazione dell’Ispettorato del lavoro all’installazione delle telecamere: ti assistiamo nella stesura della domanda e dei documenti e nella sua presentazione. Il referente è Silvio Musso, che dal 2018 si occupa a tempo pieno di privacy e videosorveglianza. Trovi i dettagli nella pagina sulla videosorveglianza in azienda; per una domanda veloce scrivici dal modulo o chiamaci allo 011 0205748.